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Fiche pratique : Convention de résidence

Modèle de convention de résidence, pour accueil d'auteur longue durée.

Dernière mise à jour le lundi 02 avril 2012

Modèle de convention de résidence, pour accueil d'auteur longue durée.

Convention de résidence

Entre les soussignés :
« Nom de la structure »
Adresse :
Téléphone :
E-mail :
Numéro de Siret :
Représentée par : « Nom prénom »,
Ci-après dénommée « Nom de la structure »  d’une part,
et
« Prénom Nom de l’auteur »
Demeurant : « Adresse de l’auteur »
Téléphone :
 E-mail :
No  Agessa ou Maison des artistes
Ci-après dénommé l’auteur, d’autre part
Il est convenu ce qui suit :

Article 1 : Objet / Projet de la résidence

  • Mentionner le type de résidence (de création, à projet artistique et culturel, etc.) pour laquelle l’auteur est accueilli, ainsi que le lieu et les dates de début et de fin de résidence.
  • Projet et missions de la structure :
    Présenter succinctement la structure organisatrice (association / centre culturel / médiathèque, etc.), les grandes lignes de ses missions et de son projet artistique et culturel (favoriser l’accès au livre et à la lecture pour les habitants de tel territoire / soutenir la création littéraire contemporaine / participer à la diffusion de la littérature / rendre familière aux habitants de telle commune la présence d’un auteur et la création littéraire, etc.)
  • Projet artistique de l’auteur : 
    Présenter en quelques lignes le projet de création de l’écrivain accueilli.
  • Puis énoncer le projet/ les objectifs de la résidence (projet artistique et culturel commun à la structure et à l’auteur, dans le cadre de cette résidence) :
    • Projet artistique :
      Cette résidence a pour objectifs de permettre à l’auteur de :
      – disposer de temps et de moyens financiers, techniques, logistiques, etc.
      pour :
      – poursuivre un travail de création ou d’écriture personnel/ amorcer l’écriture d’un ouvrage/ finaliser l’écriture d’un texte en cours/ mener un projet de création littéraire, en lien avec les habitants de « X »/ avec le territoire de « Y »/ sur le thème de « Z ».
      Préciser, si nécessaire, les modes de diffusions ou d’éditions prévus pour le texte en question : publication en revue, sur Internet, chez un éditeur, etc.
      Dans le cas d’une commande de texte :
      La structure passe commande à l’auteur (se porte commanditaire) d’un texte de création / d’une œuvre libre / d’un texte écrit en lien avec le territoire de « X », sur le thème de « Y »/ écrit avec les habitants de « Z », etc.
      Ce texte fera l’objet d’une publication :
      – éditée par la structure / un éditeur choisi par l’auteur en concertation avec la structure / un éditeur choisi par la structure en concertation avec l’auteur ;
      – coéditée par la structure et un éditeur choisi par l’auteur en concertation avec la structure / un éditeur choisi par la structure en concertation avec l’auteur ;
      – éditée par un éditeur professionnel et préacheté par la structure à « X » exemplaires ;
      – en ligne sur le site Internet de la structure / le blog de l’auteur / un blog spécialement créé à cet effet ;
      – sur support CD ou DVD.

      L’auteur s’engage à remettre le manuscrit au plus tard le « X », afin qu’il puisse être imprimé pour le « Y ».
      Préciser que l’auteur ne pouvant être tenu à une obligation de résultats, les modalités d’édition (de présentation) et les délais pourront être redéfinis en concertation avec les différents partenaires, en fonction de l’évolution du projet artistique de l’auteur et dans la limite des engagements pris.

    • Projet culturel :
      En lien avec son travail de création et son univers artistique, l’auteur participera aux actions de sensibilisation / de médiation / d’animations littéraires, etc., mises en œuvre par la structure, en direction des habitants / usagers de la médiathèque, etc., animera des ateliers d’écriture en direction de tel public / participera à des lectures-rencontres en lien avec les partenaires/ à destination de tel public, etc.

      Le nombre d’interventions demandées à l’auteur ne pourra excéder « X » par jour / « Y » par semaine et il sera tenu compte pour son élaboration du temps de préparation et de déplacement.

      Un descriptif et calendrier détaillés des interventions, élaborés en concertation avec l’auteur, seront produits en annexes.
      Ce calendrier pourra être modifié/complété, d’un commun accord, au cours de la résidence, en fonction des besoins et souhaits exprimés par chacune des parties et par les différents interlocuteurs de la résidence.

Article 2 : durée et répartition du temps

  • 2.1. Durée de la résidence

    Indiquer la période pour laquelle la structure accueille l’auteur en résidence : nombre de mois, dates de début et de fin.

    Ou, dans le cas d’une résidence fractionnée, les dates de début et de fin et la périodicité (une semaine par mois…). Un calendrier détaillé pourra être produit en annexe.

  • 2.2. Répartition du temps
    • Résidence de création :
      L’auteur dispose de l’intégralité de son temps pour se consacrer à son travail d’écriture.
      Préciser éventuellement la (ou les) rencontre(s) (ne pas excéder 8 pour une résidence de 2 mois), qui lui seront demandées ou proposées.
    • Résidence à projet artistique et culturel :
      Indiquer le pourcentage de temps dont bénéficie l’auteur pour son travail d’écriture et le pourcentage consacré aux animations littéraires
      ou, mieux car plus précis, le nombre de jours ou d’heures par semaine / mois.

      Il est également possible de préciser la nature des interventions, voire les types de publics concernés.
      Dans tous les cas de figures, un descriptif détaillé sera produit en annexe, sous forme de liste et/ou de planning (recommandé), tenant compte des temps de préparation et de déplacements.

      Préciser si nécessaire les possibilités d’absence de l’auteur (week-ends, vacances scolaires…) : nombre de fois au cours du séjour ou par mois… sans justification / à condition d’en avoir informé la personne référente / dans la mesure où sa présence n’est pas requise par le projet.

      Indiquer si l’auteur conserve son indépendance vis-à-vis d’éventuelles sollicitations, participations à des manifestations extérieures, à condition que cela soit compatible avec le planning de la résidence et qu’il en informe par avance la personne référente et la structure.

Article 3 : Conditions financières/ Rémunération

Indiquer le mode de rémunération, le montant, les dates et le mode de règlement, ainsi que le nom de la structure en charge de verser la réglementation :

  • Ainsi, par exemple :

    L’auteur peut percevoir des crédits de résidence du CNL d’un montant de 2 000 euros net qui lui seront versés directement par le CNL « en une fois, dans les deux mois qui suivent l’attribution de la décision, sur présentation de la convention qui doit être conclue entre la structure d’accueil et l’écrivain, et après vérification par le CNL que cette convention est conforme au projet soumis à la commission  ».
    Cette rémunération sera déclarée en droits d’auteur. Le CNL dans ce cas, se chargera de verser directement à l’Agessa ou de la MDA, les cotisations sociales, CSG et CRDS.

  • Ou :

    La structure verse à l’auteur la somme de XX euros net (par mois).
    Préciser éventuellement, dans le cas d’une résidence à projet artistique et culturel et/ou d’une commande de texte :
    – pour l’écriture du texte défini dans le cadre de la commande, les lectures publiques et sa participation aux actions culturelles
    – pour son travail de création littéraire, les lectures publiques et sa participation aux actions culturelles.
    Cette somme sera versée en X fois : préciser dates, montants et mode de règlement (chèque bancaire / virement).
    La rémunération sera déclarée en droits d’auteur.
    Mentionner que la structure se chargera de s’acquitter, auprès de l’Agessa ou de la MDA, des cotisations sociales, CSG et CRDS.

  • Ou bien encore :

    La résidence fera l’objet d’un contrat de travail à durée déterminée de X mois. L’auteur percevra une rémunération de X euros brut par mois. Un contrat de travail devra dans ce cas être établi (solution assez rare, dans le cas de résidences).

  • Enfin, une solution mixte est possible :

     – L’auteur percevra une rémunération de X euros net par mois pour son travail de création (indiquer également dates, modes de versement : cf. ci-dessus).
    – Les rencontres et animations feront l’objet d’un contrat de travail à durée déterminée (idem, cf. ci-dessus).

Article 4 : Conditions d’accueil

  • Préciser le type de logement mis à disposition de l’auteur (maison, appartement type 2, 3), ainsi que l’adresse.
    Indiquer la façon dont le logement est équipé (descriptif sommaire ou plus complet en annexe) et les tâches qui incombent à l’auteur (tâches afférentes à son séjour : entretien, ménage, approvisionnement, par exemple) et celles qui reviennent à la structure.
  • Préciser si le logement dispose d’une connexion Internet et d’une ligne téléphonique (restreinte ou non), ainsi que les modalités d’utilisation de celle-ci :
    – Si l’auteur peut appeler et recevoir des appels ou uniquement recevoir des appels ;
    – Si ses communications personnelles sont comprises dans les modalités d’accueil ou lui seront refacturées à l’issue de la résidence, à partir de la facture télécom de ligne concernée.
    Il se peut aussi que les appels professionnels se fassent par l’intermédiaire de la structure (que le logement dispose d’une ligne ou non).
  • À son arrivée, le résident se verra remettre un jeu de clés qu’il restituera à la structure le jour de son départ.
    Précision possible : l’organisateur conserve un double des clés, mais n’entrera dans le logement qu’en cas d’urgence ou de nécessité absolue.
    Il est possible qu’un état des lieux soit effectué en début et fin de résidence ; l’indiquer dans ce cas. En principe, aucune caution n’est demandée à l’auteur (dans le cas contraire, en indiquer le montant).
  • Précisions supplémentaires possibles :
    – À qui revient la charge des fluides (eau, gaz, électricité) ?
    – Personne à contacter en cas de problème (autre que le référent), ainsi que ses coordonnées.

Dans le cas d’une résidence itinérante, on établira la liste ainsi qu’un descriptif sommaire des lieux d’hébergement.

Article 5 : Déplacements

  • Déplacements entre le domicile de l’auteur et le lieu de résidence :
    La structure prendra en charge un (ou plusieurs) déplacement(s) aller et retour entre le domicile de l’auteur et le lieu de résidence en début et en fin de résidence (éventuellement par mois, par semaine…)
    En fonction du mode de transport, détailler :
    – Train : ses billets de train lui seront expédiés (ou remboursés sur présentation des titres de transport), pour le(s) trajet(s) susnommé(s), en première ou seconde classe.
    – Véhicule personnel : indiquer la base de calcul du remboursement des frais kilométriques : à raison de XX €/km, selon la convention collective ou le barème fiscal en vigueur ou sur la base du tarif SNCF 2e classe.
  • Déplacements liés au projet :
    Pour les déplacements liés aux interventions, l’auteur est généralement accompagné et véhiculé par le référent.
    Il peut aussi, dans certains cas utiliser :
    – les transports urbains : la structure lui fournit des titres (ou une carte) de transport ;
    – un véhicule mis à disposition par la structure, de façon permanente ou occasionnelle. Indiquer la nature des déplacements concernés (déplacements liés au projet, aux animations et rencontres, à la recherche de matériau pour son travail d’écriture etc.) ;
    – son véhicule personnel. Indiquer (idem ci-dessus), la nature des déplacements concernés, ainsi que la base de remboursement : sur présentation de factures ou sur la base de « xx » €/km.
  • Déplacements personnels de l’auteur sur le lieu de résidence :
    – La structure fournit à l’auteur des titres (une carte) de transport urbain qui lui permettent de se déplacer dans l’agglomération.
    – Un véhicule (ou un vélo) est mis à disposition de l’auteur pour ses déplacements personnels, de façon permanente (ou occasionnelle ou sur simple demande et selon disponibilité).
    – L’auteur utilise son propre véhicule.
    Préciser dans les deux derniers cas si les frais de déplacement sont pris en charge par la structure ainsi que la base de remboursement : sur présentation de factures ou sur la base de « xx » €/km.
    Autre possibilité :
    – L’auteur peut, en cas de nécessité, être véhiculé par le référent (ou une personne de la structure) pour certains déplacements personnels.
    Enfin, il est nécessaire d’évoquer la question des assurances.
    L’auteur et la structure veilleront à souscrire les assurances nécessaires, pour couvrir les risques liés à l’utilisation et/ou au prêt du véhicule…

Article 6 : Restauration

– L’auteur prend lui-même en charge sa restauration (comprise dans le montant de la rémunération).
– La structure dispose d’un service de restauration collective. L’auteur peut y prendre ses repas (préciser éventuellement les horaires).
– L’auteur reçoit un per diem (préciser le montant) par jour de présence pour ses repas. Le petit déjeuner peut être compris dans les modalités d’hébergement (et dans ce cas fourni par la structure).
– L’auteur se charge de ses repas et est remboursé par la structure sur présentation de factures ou sur une base forfaitaire (journalière ou par repas) : préciser le montant.

Article 7 : Personne référente

La structure désigne M. Y. comme coordinateur du projet et référent de l’auteur. Ce dernier pourra (ou devra) s’adresser à lui (elle) pour tout ce qui concerne le déroulement de la résidence.
Il (elle) sera joignable, en journée, pour toute question professionnelle et le week-end et le soir en cas d’urgence, aux numéros suivants : indiquer numéros de mobile, fixe professionnel et personnel.
En cas d’indisponibilité du référent : indiquer le nom et les coordonnées d’une ou deux personnes à joindre (directeur ou personne pouvant intervenir en cas de problème lié au logement, par exemple).

Article 8 : Propriété des droits et mentions obligatoires

L’auteur est propriétaire des droits moraux et patrimoniaux de l’œuvre réalisée dans le cadre de la résidence.
Il peut céder ces droits à titre gracieux à la structure, pour une reproduction de l’œuvre ou d’extraits de l’œuvre (ou d’œuvres antérieures), sur un certain nombre de supports afférents au projet (tracts, programmes, affiches, site web, etc.).

Il est possible de préciser dans la convention la nature des supports pressentis (quitte ensuite à « ajuster »). Il faudra alors indiquer que cette disposition s’applique dans le cadre du projet (sa durée, etc.) et qu’une demande précise (type de support et extrait concerné) devra être formulée (par oral ou écrit) à chaque citation.
Toute reproduction ultérieure du texte devra faire l’objet d’une nouvelle négociation et d’un nouveau contrat.

Dans le cas d’une diffusion commerciale, la structure ou l’éditeur retenu établira un contrat de droits d’auteur avec l’écrivain.
Pour toute reproduction (édition, notamment) et représentation (lecture publique, par exemple), totale ou partielle, de l’œuvre réalisée dans le cadre de la résidence, l’auteur devra faire porter la mention « Réalisé avec le soutien de…  » / « Cette œuvre a été réalisée dans le cadre d’une résidence à…, organisée par  » / « Ce texte/ l’écriture de ce texte a bénéficié du soutien de…, dans le cadre d’une résidence à…  »

Article 9 : Communication

Durant la période de résidence et au moment de la publication du texte, le cas échéant, l’auteur mentionnera le nom de la structure, dans ses relations avec les partenaires et avec la presse au sujet du projet en cours.
La structure s’engage à « communiquer sur » / « informer la presse de » la résidence et à mentionner le nom de l’auteur dans ses relations avec les partenaires et avec la presse au sujet du projet en cours.

Article 10 : Assurances

La structure doit s’assurer au titre des responsabilités civiles d’organisateur et de propriétaire.
L’auteur doit être assuré au titre de la responsabilité civile, en tant qu’occupant du lieu de résidence et pour sa participation aux ateliers et aux rencontres avec le public…
L’auteur peu, en sus, assurer ses biens (matériel, œuvres) contre les dommages qui pourraient leur être causés.
Il peut, s’il n’est pas salarié de la structure, souscrire une assurance complémentaire qui le couvre en cas d’accident du travail.

Article 11 : Modifications et litiges

Des modifications pourront être apportées à cette convention, au cours de la résidence, par avenant conjointement signé par les deux parties.
En cas de litige, et après épuisement des voies amiables, les tribunaux de « Ville  » seront déclarés compétents.
Au cas où le projet doive prendre fin avant le terme fixé, les deux parties conviendront, d’un commun accord de sa résiliation. Préciser les conséquences en termes de financements.

Fait en deux exemplaires à « Ville »
Le « Date »

L’auteur (*)                     La structure(*)
 

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Annexes

  • Calendrier détaillé des présences (dans le cas d’une résidence fractionnée).
  • Calendrier des interventions artistiques
    • Nature : lectures, performances, cartes blanches, lectures musicales… présentation par l’auteur de ses textes.
  • Calendrier des interventions culturelles (dans le cadre d’une résidence à projet artistique et culturel)
    • Nature : rencontres, ateliers d’écriture, conférences, tables rondes…
  • Édition/Coédition.
  • Descriptif du logement.